Privacybeleid Chiro Lourdes

Chiro Lourdes (zowel jongens als meisjes) houden allerhande gegevens van onze leden en hun ouders/voogd bij. Dit doen we om verschillende reden. Hieronder lichten we toe wat we precies met deze gegevens doen en hoe wij er voor zorgen dat de privacy wordt gegarandeerd.

Veiligheid van de gegevens.

De leiding van Chiro Lourdes doet al het mogelijke om alle persoonsgegevens die door ons worden verzameld zo veilig mogelijk te bewaren. Concreet wil dat het volgende zeggen:

• We geven geen gegevens door aan externe partijen. (Buiten Chiro Nationaal en de gemeente waar we op bivak gaan.)
• De gegevens worden niet op papier bijgehouden en kunnen dus niet ergens 'verdwaald' raken.

Indien er toch nog twijfels zouden zijn over de veiligheid van de gegevens na het lezen van ons privacybeleid, mag je ons gerust contacteren via privacy@chirolourdes.be.

Welke persoonsgegevens worden er verzameld & voor wat kunnen ze worden gebruikt?

Contactgegevens ouders & kinderen.

In eerste instantie houden we de contactgegevens van de kinderen en van de ouders (of voogd) van deze kinderen bij. Wanneer je je inschrijft vragen we jou om deze gegevens te herbevestigen en toestemming te geven dat wij deze bijhouden.

Dit gaat dan over:

• naam ingeschreven lid & naam ouders/voogd;
• adresgegevens;
• telefoon en mailadres.

We houden deze enkel bij in onze ledenadministratieportalen zowel in het systeem van Chirojeugd Vlaanderen (het zogenaamde GAP-systeem), als in ons administratieportaal Stamhoofd (Dit enkel in Chiro Lourdes Jongens hun geval). Hiertoe hebben enkel de huidige leiding en de VB's toegang tot door middel van een persoonlijke login met een versleuteld wachtwoord.

De reden dat wij deze bijhouden is vierledig. 

• In eerste instantie houden we dit bij zodat de verzekeringspartner van de chiro voldoende op de hoogte kan gesteld worden, indien nodig.
• Voor de oudste afdelingen zijn er verschillende magazines die maandelijks worden opgestuurd door Chiro nationaal, hiervoor worden dus de adresgegevens gebruikt.
• Wanneer we op bivak of op weekend gaan, kan het zijn dat de gemeente of de lokale politie waar we willen vertoeven ons vraagt om een ledenlijst door te sturen.
• Tot slot gebruiken wij zelf ook deze gegevens om jullie ten volle van dienst te kunnen zijn. Denk maar aan het plannen van huisbezoeken, de verschillende mails en nieuwsbrieven, alsook indien er zich iets voordoet en wij de ouders moeten contacteren.

Medische gegevens (meisjes).

Vooraleer we op kamp vertrekken vragen we ook telkens om een medische fiche in te vullen. Deze medische fiches zijn eveneens opgesteld volgens de regels van de GDPR.

Deze worden vervolgens verzameld en komen enkel maar terecht bij één persoon, die op een uiterst zorgzame manier omgaat met deze gegevens. We kunnen deze gegevens eventueel gebruiken indien er iets zou mislopen op het bivak en we bijvoorbeeld een arts of een ziekenhuis moeten bezoeken. 

Naast de bovenstaande redenen worden deze gegevens op geen enkele andere manier gebruikt en/of gedeeld met externe partijen! Na afloop van ieder kamp worden de medische fiches vernietigd, zodat deze gegevens nergens blijven rondslingeren.

Medische gegevens (jongens).

Bij het inschrijven vragen we ook telkens om een medische steekkaart in te vullen. Deze medische fiches zijn eveneens opgesteld volgens de regels van de GDPR.

Deze worden vervolgens opgeslagen in Stamhoofd (ons administratieportaal) en komen enkel maar terecht bij de leiding, slechts het uiterste noodzakelijke deel van de leiding kan dit inzien(denk aan de afdelingsleiding, VB, Medische verantwoordelijke,...).  Alle betrokken personen gaan op een uiterst zorgzame manier om met deze gegevens. We kunnen deze gegevens eventueel gebruiken indien er iets zou mislopen op het bivak of chirozondagen en we bijvoorbeeld een arts of een ziekenhuis moeten bezoeken. 

Ook worden de dieetvoorkeuren en eventuele allergenen doorgegeven aan de kookouders/kookleiding op bivak, weekends of midweken.

Naast de bovenstaande redenen worden deze gegevens op geen enkele andere manier gebruikt en/of gedeeld met externe partijen! De medische gegevens worden digitaal bewaard en kun je te allen tijde inkijken, en eventueel aanpassen via uw persoonlijk Stamhoofd-account. Schrijft u uw zoon uit dan worden alle opgeslagen gegevens automatisch definitief verwijderd.

Hoe lang worden deze gegevens bijgehouden?

Wij bewaren deze persoonsgegevens zolang het nodig is om te kunnen voldoen aan de bovenstaande doeleinden van deze privacyverklaring, tenzij er een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is.

Kan ik mijn data inkijken?

Ja, dat kan zeker! Je kan ons altijd contacteren om de gegevens die wij over jou hebben in te kijken. Ook indien je jouw gegevens wil verwijderen of aanpassen kan je ons altijd contacteren. Dit kan door te mailen naar privacy@chirolourdes.be, waarop wij jou binnen de 30 dagen op een antwoord zullen voorzien.

En wat met foto's?

Op onze site worden er géén foto's gedeeld van de kinderen en van onze werking. Er wordt bij het inschrijven eveneens toestemming gevraagd worden aan de ouders/voogd of het oké is dat er foto's worden genomen van zijn/haar kind(eren). En of dat deze verdeeld mogen worden op onze sociale media kanalen.

Alle andere foto's worden in een gesloten facebookgroep geplaatst, waarin enkel ouders, leiding en sympathisanten zich bevinden. Vooraleer je in de facebookgroep zelf kan en de foto's kan zien, moet er toestemming gegeven worden door de leiding.

Webshop

Hierbij informeren we je over hoe we persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken, verwerken en beschermen in het kader van onze webshop. Wij hechten veel waarde aan jouw privacy en streven ernaar om je persoonlijke gegevens te beschermen in overeenstemming met geldende wetten en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

We verzamelen bepaalde persoonlijke gegevens om de bestellingen via onze webshop te verwerken. Deze gegevens kunnen onder meer omvatten: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en betalingsgegevens. We verzamelen alleen informatie die nodig is om een bestelling te verwerken en de gevraagde diensten te leveren. De verzamelde gegevens worden gebruikt om bestellingen te verwerken, betalingen te verifiëren, communicatie met klanten te faciliteren, en producten te leveren. We gebruiken de verstrekte informatie niet voor andere doeleinden zonder toestemming, tenzij dit wettelijk vereist is.

We nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of wijziging. We maken gebruik van veilige servers en beveiligde verbindingen om de vertrouwelijkheid van gegevens te waarborgen. Enkel strikt noodzakelijke leiding kan uw gegevens bekijken.

Je hebt het recht om toegang te krijgen tot je persoonlijke gegevens, deze te corrigeren, te verwijderen of over te dragen. Neem contact met ons op als je je gegevens wilt inzien, wijzigen of verwijderen.

Door gebruik te maken van onze webshop, ga je akkoord met deze privacyverklaring. Als je vragen hebt over deze verklaring of over de manier waarop we jouw gegevens behandelen, neem dan contact met ons op via de contactgegevens op onze website.

Wijzigingen in ons privacybeleid.

Het kan altijd gebeuren dat wij ons privacybeleid aanpassen als Chiro. Indien het over ingrijpende veranderingen gaat, zullen wij jullie op de hoogte brengen via deze site en via mailing.

Laatste update: zaterdag 28 oktober 2023

Vragen of meer info?

Zit je nog met vragen over hoe wij met de gegevens van de kinderen en ouders omgaan, of heb je suggesties/tips? Laat het ons zeker weten via privacy@chirolourdes.be, of spreek de leiding aan!