Privacybeleid Chiro Lourdes

Chiro Lourdes (zowel jongens als meisjes) houden allerhande gegevens van onze leden en hun ouders/voogd bij. Dit doen we om verschillende reden. Hieronder lichten we toe wat we precies met deze gegevens doen en hoe wij er voor zorgen dat de privacy wordt gegarandeerd.

Veiligheid van de gegevens.

De leiding van chiro Lourdes doet al het mogelijke om alle persoonsgegevens die door ons worden verzameld zo veilig mogelijk te bewaren. Concreet wil dat het volgende zeggen:

• We geven geen gegevens door aan externe partijen. (Buiten Chiro Nationaal en de gemeente waar we op bivak gaan.)
• De gegevens worden niet op papier bijgehouden en kunnen dus niet ergens 'verdwaald' raken.

Indien er toch nog twijfels zouden zijn over de veiligheid van de gegevens na het lezen van ons privacy-beleid, mag je ons gerust contacteren via [email protected]

Welke persoonsgegevens worden er verzameld & voor wat kunnen ze worden gebruikt?

Contactgegevens ouders & kinderen.

In eerste instantie houden we de contactgegevens van de kinderen en van de ouders (of voogd) van deze kinderen bij. Wanneer je je inschrijft vragen we jou om deze gegevens te herbevestigen en toestemming te geven dat wij deze bijhouden.

Dit gaat dan over:

• naam ingeschreven lid & naam ouders/voogd;
• adresgegevens;
• telefoon en mailadres.

We houden deze enkel bij in het ledenadministratieportaal van Chiro Nationaal (het zogenaamde GAP-systeem). Hiertoe hebben enkel de huidige leiding en de VB's toegang tot door middel van een persoonlijke login met een versleuteld wachtwoord.

De reden dat wij deze bijhouden is vierledig. 

• In eerste instantie houden we dit bij zodat de verzekeringspartner van de chiro voldoende op de hoogte kan gesteld worden, indien nodig.
• Voor de oudste afdelingen zijn er verschillende magazines die maandelijks worden opgestuurd door Chiro nationaal, hiervoor worden dus de adresgegevens gebruikt.
• Wanneer we op bivak of op weekend gaan, kan het zijn dat de gemeente of de lokale politie waar we willen vertoeven ons vraagt om een ledenlijst door te sturen.
• Tot slot gebruiken wij zelf ook deze gegevens om jullie ten volle van dienst te kunnen zijn. Denk maar aan het plannen van huisbezoeken, de verschillende mails en nieuwsbrieven, alsook indien er zich iets voordoet en wij de ouders moeten contacteren.

Medische gegevens.

Vooraleer we op kamp vertrekken vragen we ook telkens om een medische fiche in te vullen. Deze medische fiches zijn eveneens opgesteld volgens de regels van de GDPR.

Deze worden vervolgens verzameld en komen enkel maar terecht bij één persoon, die op een uiterst zorgzame manier omgaat met deze gegevens. We kunnen deze gegevens eventueel gebruiken indien er iets zou mislopen op het bivak en we bijvoorbeeld een arts of een ziekenhuis moeten bezoeken. 

Naast de bovenstaande redenen worden deze gegevens op geen enkele andere manier gebruikt en/of gedeeld met externe partijen! Na afloop van ieder kamp worden de medische fiches vernietigd, zodat deze gegevens nergens blijven rondslingeren.

Hoe lang worden deze gegevens bijgehouden?

Wij bewaren deze persoonsgegevens zolang het nodig is om te kunnen voldoen aan de bovenstaande doeleinden van deze privacyverklaring, tenzij er een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is.

Kan ik mijn data inkijken?

Ja, dat kan zeker! Je kan ons altijd contacteren om de gegevens die wij over jou hebben in te kijken. Ook indien je jouw gegevens wil verwijderen of aanpassen kan je ons altijd contacteren. Dit kan door te mailen naar [email protected], waarop wij jou binnen de 30 dagen op een antwoord zullen voorzien.

En wat met foto's?

Op onze site worden er géén foto's gedeeld van de kinderen en van onze werking. Vanaf volgend jaar zal er u eveneens toestemming gevraagd worden aan de ouders/voogd of het oké is dat er foto's worden genomen van zijn/haar kind(eren).

Deze foto's worden in een gesloten facebookgroep geplaatst, waarin enkel ouders, leiding en sympathisanten zich bevinden. Vooraleer je in de facebookgroep zelf kan en de foto's kan zien, moet er toestemming gegeven worden door de leiding.

Wijzigingen in ons privacybeleid.

Het kan altijd gebeuren dat wij ons privacybeleid aanpassen als chiro. Indien het over ingrijpende veranderingen gaat, zullen wij jullie op de hoogte brengen via deze site en via mailing.

Laatste update: Zondag 27 mei 2018

Vragen of meer info?

Zit je nog met vragen over hoe wij met de gegevens van de kinderen en ouders omgaan, of heb je suggesties/tips? Laat het ons zeker weten via [email protected]!