Lourdes

PRIVACYBELEID CHIRO LOURDES (JONGENS & MEISJES)

Bij Chiro Lourdes (zowel jongens als meisjes) hechten we veel belang aan de privacy van onze leden en hun ouders/voogd. We verzamelen en verwerken persoonsgegevens enkel voor doeleinden die passen binnen onze werking. Hieronder lees je wat we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we jouw gegevens beschermen.

1. VEILIGHEID VAN DE GEGEVENS

We doen er alles aan om persoonsgegevens op een veilige manier te bewaren:

  • Geen overdracht aan derden, behalve:
    • Chirojeugd Vlaanderen (via GAP, binnenkort Twizzit)
    • De gemeente of lokale politie op kamp/wekend, indien vereist
  • Digitale opslag:
    • Gegevens worden uitsluitend digitaal beheerd via beveiligde platformen:
      • Chiro Lourdes Jongens: Stamhoofd & GAP (binnenkort Twizzit)
      • Chiro Lourdes Meisjes: Stamhoofd & GAP (binnenkort Twizzit)
    • Deze systemen zijn volledig gescheiden, er is geen inzage tussen jongens en meisjes mogelijk.
  • Beveiliging:
    • Enkel de huidige leiding en volwassen begeleiders (VB’s) hebben toegang via persoonlijke login met versleuteld wachtwoord.
  • Tijdelijke papieren kopieën:
    • In sommige gevallen (bv. kampterreinen zonder bereik) worden gegevens tijdelijk per afdeling op papier afgedrukt.
    • Deze papieren documenten worden:
      • In een afgesloten map per afdeling bewaard
      • Enkel gebruikt tijdens het kamp/weekend
      • Vernietigd na afloop van het kamp/weekend

Heb je toch nog vragen of twijfels? Mail gerust naar privacy@chirolourdes.be.

2. WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WE EN WAAROM?

Contactgegevens kinderen & ouders/voogd

We verzamelen volgende gegevens via het inschrijfformulier:

  • Naam van het kind en de ouders/voogd
  • Adres
  • Telefoonnummer & e-mailadres

Deze gegevens worden opgeslagen in:

  • Het GAP-systeem (In de toekomst via Twizzit)
  • Stamhoofd (per Chiro afzonderlijk)

Gebruik van deze gegevens:

  • Verzekering: bij ongevallen of medische noodgevallen
  • Postbedeling: oudere leden ontvangen Chirotijdschriften op hun thuisadres
  • Overheid: gemeentebesturen of politiediensten kunnen tijdens kamp een ledenlijst opvragen
  • Communicatie: voor huisbezoeken, mails, nieuwsbrieven en dringende situaties

3. MEDISCHE GEGEVENS

Algemeen (voor meisjes & jongens)

Voor elk kamp/weekend vragen we om een medische fiche in te vullen via Stamhoofd. Deze voldoet aan de GDPR-richtlijnen.

  • De medische fiche is digitaal gekoppeld aan je Stamhoofd-account
  • Enkel bevoegde leiding (zoals afdelingsleiding, VB of medisch verantwoordelijke) heeft inzage
  • Bij medische incidenten (bv. ziekenhuisbezoek) kunnen deze gegevens worden geraadpleegd
  • Dieetvoorkeuren/allergieën worden gedeeld met de kookploeg
  • Na uitschrijving worden de gegevens verwijderd
  • Ouders kunnen gegevens altijd inkijken of aanpassen via Stamhoofd

Uitzondering:

  • Indien nodig kunnen medische gegevens tijdelijk op papier worden afgedrukt voor gebruik tijdens kampen zonder digitale toegang. Ook deze papieren documenten worden na afloop vernietigd.

4. BEWAARTERMIJN

We bewaren persoonsgegevens zo lang als nodig is voor bovenstaande doeleinden, tenzij een langere termijn wettelijk vereist of toegestaan is.

5. INZAGE, AANPASSING OF VERWIJDERING

Je hebt als ouder/voogd of lid steeds het recht om:

  • Je gegevens in te kijken
  • Onjuiste gegevens te laten aanpassen
  • Je gegevens te laten verwijderen

Neem hiervoor contact op via privacy@chirolourdes.be. We beantwoorden je verzoek binnen 30 dagen.

6. FOTO’S EN BEELDMATERIAAL

  • Op de openbare website worden géén herkenbare foto’s van kinderen geplaatst.
  • Bij inschrijving vragen we of je toestemming geeft voor:
    • Het nemen van foto's tijdens activiteiten
    • Het delen ervan via gesloten Facebookgroepen of sociale media

Let op:

  • Enkel ouders, leiding en sympathisanten krijgen toegang tot de besloten Facebookgroep, na goedkeuring door de leiding.

7. WEBSHOP

Wanneer je gebruik maakt van onze webshop (bv. bij het inschrijven voor een eetfestijn, aankoop van een pet), verzamelen we:

  • Naam
  • Adres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Betalingsgegevens

Gebruik:

  • Verwerking en levering van bestellingen
  • Klantencommunicatie

Beveiliging:

  • Bestellingen worden via een beveiligde server verwerkt
  • Enkel de noodzakelijke leiding heeft toegang tot jouw gegevens

Je hebt ook hier recht op inzage, correctie of verwijdering van je gegevens.

8. WIJZIGINGEN IN DIT PRIVACYBELEID

Dit privacybeleid kan in de toekomst worden aangepast, bijvoorbeeld bij wetswijzigingen of nieuwe digitale systemen (zoals de overgang van GAP naar Twizzit). Bij ingrijpende wijzigingen brengen we je op de hoogte via e-mail en/of via onze website.

Laatste update: 24 juni 2025

9. VRAGEN?

Heb je nog vragen of suggesties over hoe wij omgaan met persoonsgegevens?Mail naar privacy@chirolourdes.be of spreek iemand van de leiding aan.